Prüfbericht LAGeSo

Die meisten haben es ja schon in den Zeitungen (TAZ) glesen: Bei der Prüfung des LaGeSo hinsichtlich der Mängel im Verwaltungshandeln beim Betrieb von Flüchtlingsunterkünften sind gravierend. Sozialsenator Czaja hat den Bericht des Wirtschaftsprüfungsinstituts Mazars am Donnerstag vorgestellt.

Für alle die sich selbst ein Bild machen wollen. Hier der Bericht und ein paar Highlights:

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I. Allgemeine Bemerkungen
(2) Die uns zur Verfügung gestellten Ordner ließen keine einheitliche Aktenführung erkennen. Da eine Seitennummerierung durch das LAGeSo nachträglich, uneinheitlich und lückenhaft erfolgte, können wir keine Aussage über die Vollständigkeit der Verwaltungsvorgänge treffen. …
(3) Von wenigen Ausnahmen abgesehen, befanden sich Rechnungen und sonstige Dokumentationen zu Zahlungsbläufen hinsichtlich der Herrichtungskosten einerseits und des laufenden Betriebs der Jeweiligen Unterkunft andererseits nicht in den Ordnern. …

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II. Recht- und ordnungsmäßiges sowie wirtschaftliches Verwaltungshandeln des LAGeSo
(1) Zu beanstanden ist durchgängig eine unsystematische, lückenhafte und deshalb intransparente Aktenführung
(2) Es fehlt an einer ordnungsgemäßen Vergabe von Leistungen hinsichtlich Herrichtung (diverse Bauleistungen), Projektsteuerung (u.a. Dienstleistungen)
sowie Betrieb der Unterkünfte…
(3) In Ermangelung einer öffentlichen Ausschreibung bzw. einer nachprüfbaren Begründung für eine Ausnahme vom Vergabegrundsatz im konkreten Fall
kann die Einhaltung der Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nicht bestätigt werden. …
(4) Es wurde festgestellt, dass Bedarfsermittlung, Objektsuche und -auswahl, Mietvertragskonditionen, Vergabe der Bau- und Planungsleistungen, Betreibervertragskonditionen einschl.Tagessatz, Betreiberauswahl und Betreiberkontrolle nur in sehr eingeschränktem Umfang einer ordnungsgemäßen Verwaltung entsprechen. …
(5) Die in einigen Fällen dem Betreiber vom LAGeSo gewährten „Liquiditätsfinanzierungen“ entsprechen nicht ordnungsgemäßem Verwaltungshandeln
und erfolgen ohne vertragliche Grundlage, insb. ohne Regelungen über Verzinsung, Rückzahlungsregelungen und Sicherheitsleistungen.
(6) Bei der Überprüfung der Verwaltungsvorgänge konnte festgestellt werden, dass die Mietkosten in manchen Fällen als Teil des Tagessatzes an die
Betreiber gezahlt werden. Bestandteil der Tagessatzberechnung sind ebenfalls prozentuale Aufschläge für den kalkulatorischen Gewinn sowie für die
Verwaltungsgemeinkosten. Wenn die Mietkosten als Anteil des Tagessatzes gezahlt und an den Eigentümer weitergereicht werden, bilden sie aber
somit ebenfalls die Grundlage für die Berechnung des kalkulatorischen Gewinns und der Verwaltungsgemeinkosten.

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PeWoBe und Gierso
In sechs Fällen werden Einrichtungen ohne bzw. vorübergehend ohne abgeschlossenen Betreibervertrag eröffnet und betrieben. …
• Grundlage für die Ermittlung der Tagessätze bildet ein Kalkulationsformblatt. Der durchschnittliche Tagessatz der 16 Unterkünfte liegt bei € 21,01.
• In elf Fällen wurde eine Liquiditätsfinanzierung durch das LAGeSo gezahlt, die rechtlich und tatsächlich Darlehen ohne Konditionen in Form von Laufzeitbestimmungen, Verzinsung und Sicherheiten u.a. darstellen.

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• Eine öffentliche Ausschreibung fand in keinem Fall statt …
• Die Aktenführung verstößt insgesamt gegen GGO I (insb. §§ 55 ff); die Akten sind unstrukturiert und nicht nachvollziehbar; die Vollständigkeit ist nicht
gewährleistet
• Kein Personal zur inhaltlichen Prüfung der Herrichtungskosten
• Die Leistungsträger für Gebäudeumbauten werden von den Betreibern „mitgebracht“. Es erfolgt keine Rücksprache mit und Auswahl durch das LAGeSo in Bezug
auf Wirtschaftlichkeit uns Sparsamkeit.

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… Für Voraus-/Abschlagzahlungen der Herrichtungskosten werden keine Sicherheiten (z.B. Grundschuld) gestellt.
Doppelabrechnung von Heim-Personal teilweise ohne Konsequenzen – Überprüfung erfolgt nur anhand von Dienstplänen, die durch die Betreiber-MA ausgefüllt werden.
Weitergehende Profungen werden nicht durchgefuhrt

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• Eine öffentliche Ausschreibung fand in keinem Fall statt (s. Frage 3), lediglich beim Objekt Haarlemer Straße ist eine Informationsveranstaltung mit
potenziellen Betreibern dokumentiert.

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Ist bei den vorgenannten Vergabeverfahren gegen das Berliner Haushaltsrecht…. oder sonstige bei der Auftragsvergabe maßgebenden Rechtsvorschriften verstoßen worden?
* Es wurden in keinem Fall öffentliche Ausschreibungen durchgeführt, weder hinsichtlich des Betriebs einer Unterkunft, noch hinsichtlich notwendiger
Baumaßnahmen zur Objektherrichtung sowie im Hinblick auf Bauüberwachung, Projektsleuerung und sonstige Dienstleistungen
* Es ist in keinem‘ konkreten Fall dokumentiert, mit welcher Begrindung die BUL sich gegen eine öffenlliche Ausschreibung entschieden hat.

Seite 27
• Die Tagessatzkalkulationen sind das Ergebnis von Verhandlungen zwischen dem LAGeSo und den Betreibern. Sie sind nicht Ergebnis einer öffentlichen
Ausschreibung oder Marktabfrage, sodass es … nicht zum wirtschaftlichsten und sparsamsten Ergebnis kommt.
• Die Tagessatzkalkulationen sind untereinander intransparent und nicht vergleichbar (teilweise Ansatz von Investitionskosten, unterschiedliche prozentuale
Gewinnzuschlagssätze, teilweiser Ansatz von Mietkosten etc.).
• Die Kalkulationen und Kostenermittlungen enthielten keine Wirtschaftlichkeitsberechnungen.

Seite 28
• Die letztverantwortliche Zuständigkeit ist nicht eindeutig festgelegt. Die uns bekannten Verträge wurden seitens des LAGeSo unterzeichnet von der Gruppen,
Abteilungs-, und der Referatsleiterebene, z.T. mit Doppelunterschriften.
• Zu beanstanden ist darüber hinaus, dass die Betreiberverträge sehr spät und zumeist nach Inbetriebnahme schriftlich gefasst wurden. Die vertragliche
Grundlage ist somit zunächst nicht eindeutig; gezahlt wird ein vorläufiger Tagessatz. Die Verzögerung der verbindlichen Vertragsunterzeichnung … verbessert tendenziell die Verhandlungsposition des Betreibers, der mit seiner Tätigkeit bereits begonnen hat.

Seite 30
Gab es ein definiertes Verfahren zur Kontrolle,…?
• Es existiert weder ein lückenloses System der Nachprüfung noch eine Stichprobensystematik. …
• Teilweise sind Begehungen der Einrichtungen zur Kontrolle dokumentiert.
* Insgesamt erachten wir die Kontrollmaßnahmen als unzureichend sowohl in der Herrichtungsphase als auch im laufenden Betrieb der Einrichtungen.
Insbesondere eine Überprüfung des vereinbarten Personalsolls ist nur ansatzweise erkennbar.#

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• Sanktionen wie Vertragsstrafe oder Kündigung wg. Vertragsverletzungen sind in den geprüften Fälle ebenso wenig dokumentiert wie der Abwägungsvorgang
zu solchen Vertragssanktionen.
• Rückforderungen (z.B. über eine Verrechnung mit den folgenden Unterkunftskostenabrechnungen) sind teilweise dokumentiert.
• Es fanden keine Kontrollen statt bzw. es wurden keine Kontrollen dokumentiert, ob die anfangs festgelegten Bauleistungen auch ausgeführt wurden.
Nachträglich festgestellte Baumängel werden teilweise vom LAGeSo bezahlt, zusätzlich zu den verhandelten vereinbarten Herrichtungskosten.

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Wie ist der amtsinterne Entscheidungsprozess, welcher der Auswahl einer neuen Gemeinschaftsunterkunft vorausgeht, … zu bewerten?
• Bei den geprüften Einzelfällen ist der amtsinterne Entscheidungsprozess grundsätzlich nicht nachvollziehbar. …
• Teilweise bereits in einem frühen Stadium angebotene Objekte werden ohne erkennbare Gründe zunächst abgelehnt und dann zu einem späteren Zeitpunkt
mit der PeWoBe oder der Gierso realisiert.

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Obwohl intern im LAGeSo bereits mit höheren Flüchtlingszahlen gerechnet wird, als vom BAMF prognostiziert, wurden daraus keine erweiterten Handlungen hinsichtlich der Suche nach Objekten und Betreibern für den mittel- und langfristigen Bedarf eingeleitet.

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• Aufgrund der Komplexität bei der Bearbeitung der Abrechnungen von vertraglich gebundenen Betreibern sind immense Rückstände bei der Prüfung der Hostet-Rechnungen zu verzeichnen (ca. 4.000 unbearbeitete Hostel-Rechnungen zum Stand Mai 2015).
• Die sachlich und rechnerische Prüfung bei den Rechnungen über Herrichtungskosten sind … als ungenügend zu bezeichnen. Die für die Prüfung der sachlichen Richtigkeit von Rechnungen zu Herrichtungskosten notwendigen Unterlagen (Baubezeichnungen, Verträge, Rechnungen der Subunternehmer ete.) wurden i.d.R. nicht angefordert und geprüft.

Seite 43
• Es besteht … aus Sicht der Betreiber kein Risiko vertraglich geschuldete Leistungen nicht durchzuführen, da im Falle der Feststellung nur zu viel erhaltene Mittel durch das LAGeSo zurückgefordert bzw. verrechnet werden. Es wurden keine Sanktionen, die vertraglich möglich gewesen wären, ausgesprochen.

Seite 44
* 26 Mio Euro Investitionszuschüsse (zusätzlich zu den Tagessätzen!) für 16 Unterkünfte der PeWoBe und Gierso, davcon 8,8 Mio für Rohrdammund 8,2 Mio Haarlemer str, 5 Mio für 2 Unterkünfte von EJF und 1 Unterkunft der Prisod.

Seite 46
Verstoß gegen Vergaberecht und Haushaltsrecht in allen 16 (geprüften) Fällen

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Doppelabrechnungen Personal zu spät festgestellt, ohne Konsequenzen

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… • Doppelzahlungen bei Tagesssätzen inkl. Miete und zusätzliche Zahlung der Miete, Doppeltzahlung von Investitionsanteilen, Bezahlung von Subunternehmern durch Auftragnehmer (Insb. Bühringstraße, Haarlemer Straße, Maxie-WanderStraße, Rognitzstraße, Soorstraße, Staakener Straße)

Seite 52
Überprüfen der vereinbarten Personalbestände (als Bestandteil des kalkulierten TS), Prozedere für angemessene laufende Profung schaffen, Festgestellte Falle prüfen, losb. Levetzowstraße, Maxie-Wander-Straße, Schöneberger Ufer
Beseitigung von festgestellten Mängeln prüfen, Prüfung von Sanktionen, lnsb. Levetzowstraßa, Maxie-Wander-Straße, Rudolstädter Straße